KEMAHIRAN BERKOMUNIKASI

1.       KEMAHIRAN BERKOMUNIKASI

Terdapat beberapa jenis komunikasi yang perlu difahami terlebih dahulu iaitu :

ü  Komunikasi Intra Personal

Setiap individu atau personal perlu

a.       Memperbaiki diri agar dapa berkomunikasi dengan baik

b.      Pembangunan diri (prinsip, akhlak, sikap)

c.       Pembangunan fikiran (kreatif & inovatif)

d.      Bermulanya komunikasi berkesan

ü  Membangunkan Teknik-teknik Berkomunikasi Dalam Diri

Komunikasi dalam diri dapat dibangunkan dengan

a.       Pembangunan Diri

                                                                                I.            Akhlak yang baik

                                                                              II.            Sikap yang professional iaitu dapat mengawal perasaan dan keyakinan diri

                                                                            III.            Berfikiran Kreatif

Bagi berkomunikasi dengan baik, secara individu perlu ada pengetahuan tentang perkara di bawah iaitu :

a)      Teknik Komunikasi lisan (presentation, telefon) Bukan Lisan (isyarat) Tulisan (surat) Elektronik (emel,faks)

b)      Media komunikasi telefon, faks, emel, surat, memo, presentation, laporan

c)       “Subject matter” perkara yang dibincangkan dalam komunikasi

ü  Komunikasi Inter Personal

Komunikasi seseorang dengan seseorang yang lain atau lebih daripada seorang. Dibantu oleh alat-alat komunikasi seperti telefon, faks, emel, surat, memo, presentation dan laporan.

ü  Jenis-jenis Komunikasi

a.       Arahan / Standard Operating Procedures / Manual

b.      Menganalisis Mesej

c.       Mendapatkan Maklumat

d.      Memikirkan teknik-teknik yang sesuai

                              

MEREKOD MAKLUMAT

1.3   MEREKOD MAKLUMAT

Kaedah untuk merekod maklumat adalah seperti dibawah.

     NOTA DAN BUKU CATITAN

Pastikan perkara penting dicatit dan tulisan adalah jelas dan mudah difahmi.

     P.D.A (ELEKTRONIK)

Kaedah terkini untuk merekod maklumat ialah mempunyai computer mudah alih.

     ALAT PERAKAM SUARA

Dapat merekod penyampaian secara lisan dalam keadaan dimana penyampai mungkin sukar untuk difahami. Boleh dijadikan rujukan selepas sesi penyampaian tanpa hilang isi-isi penting.

     PETA MINDA

Membantu memahami maklumat secara logical dan dari segi kaitan antara topik-topik yang disampaikan.

     KAMERA ATAU KAMERA VIDEO

Membantu merekod maklumat yang didapati daripada pemerhatian

2.       PEMERHATIAN

Pemerhatian merupakan kaedah berkomunikasi yang lebih kepada kemahiran memahami apa yang dilihat, ia berbeza dengan mendengar kerana kita cuba memahami sesuatu yang dilakukan tanpa penjelasan secara lisan :

              Kaedah memerhati yang efektif :

a.       Perhatikan dengan minat

b.      Ambil kedudukan yang terbaik

c.       Cata nota bila perlu

d.      Kaedah – maklumi, tunjuk, buat dan susulan

e.       Bertanya untuk ulangan atau ketidakjelasan

3.       KEMAHIRAN MEMBERI MAKLUMBALAS

Fokus kepada isu bukan orang atau personalitynya. Di samping itu

ü  Tujukan kepada perkara yang di dalam kawalanya, yang berkuasa diubahnya

ü  Tepat pada waktunya

ü  Beri cadangan pilihan

ü  Dengar penjelasannya walaupun tidak bersetuju dengannya.

3.1 Perbezaan Bahasa
             Bagi mengatasi masalah perbezaan bahasa, penyampai boleh menggunakan teknik di bawah :

a.       Alat Bantuan Visual

b.      Demonstrasi

c.       Penterjemah

TIGA JENIS PENDENGARAN SERTA BERCAKAP DAN MENULIS

v  Tiga jenis pendengaran

      Jenis-jenis pendengaran adalah seperti rajah di bawah.

MENDENGAR SECARA EFEKTIF	PENDENGAR YANG TIDAK EFEKTIF	PENDENGAR YANG EFEKTIF
a)      Mencari topik yang berkaitan	Tidak focus kepada topic yang mungkin berkait	Sentiasa mendengar dengan teliti perkara yang mungkin akan berkait
b)      Menilai kandungan dan bukan penyampaian	Tidak mendengar jika penyampaian adalah kurang baik	Menilai kandungan dan tidak mengendahkan kesilapan penyampaian
c)       Cuba memberi tumpuan	Tidak menunjukan pergerakan atau respon	Aktif mendengar dan menunjukan respon

v  Membaca secara efektif

       Terdapat beberapa teknik membaca secara efektif :

a.       Fokus kepada topic penting yang berkaitan

b.      Menilai maklumat yang dibaca

c.       Kaitkan strruktur maklumat bertulis untuk lebih memahami kaitan antara topic

d.      “scanning” ataupun rambang

e.       Baca untuk kefahaman dan gunakan kamus atau buku yang dapat memberi rujukan

f.        Baca secara terperinci

g.       Pemerhatian yang tajam.

1.2 BERCAKAP DAN MENULIS
             Penyampaian lisan dan penulisan yang tidak efektif akan menyebabkan maklumat tidak disampaikan dengan tapat. Faktor yang mempengaruhi penulisan dan percakapan adalah :

§  Bahasa

Tahap yang digunakan harus sepadan dengan tahap mereka yang mendengar.

§  Pertuturan
Penyampaian harus fasih dalam bahasa tersebut dan menyampaikan dengan jelas.

§  Turutan Topik
Topik perlu disampaikan dalam turutan yang mudah difahami aliran maklumatnya.

Kaitan Topik
Topik yang disampaikan perlu berkaitat rapat antara satu sama lain.

KOMUNIKASI SECARA EFEKTIF

KOMUNIKASI SECARA EFEKTIF

Kaedah pertama dalam berkomunikasi ialah :

1.       MENDENGAR DAN MEMBACA

ü  Mendengar dengan baik penting untuk membantu pemahaman yang lebih tepat, ia melibatkan gabungan fizikal dan mental tetapi ia juga akan melibatkan halangan fizikal dan mental seperti bahasa, kebisingan dan penyampaian.

v  Kaedah Mendengar yang berkesan
        Terdapat beberapa kaedah yang berkesan :

a)      Bertanya dan minta penjelasan

·       Contohnya, kita bertanya kepada pihak yang terlibat jika tidak memahami sesuatu perkara  dan minta penjelasan yang membuat kita faham tentang perkara tetsebut.

b)      Beri maklumbalas

·       Contohnya, jika seseorang bertanya atau berbual dengan kita, kita harus memberi maklumbalas bahawa kita faham atau dengar perkara yang disampaikan.

c)       Tumpukan perhatian

·       Contohnya, ketika orang hendak menyampaikan perkara yang penting kita harus menumpukan perhatian supaya mudah untuk difaham dan fokus pada apa yang hendak disampaikan.

d)      Angguk

·       Contohnya, Kita angguk sebagai kita dengar atau faham tentang perkara yang disampaikan.

e)      Bersabung mata

·       Contohnya, kita melihat mata pihak yang ingin menyampaikan sesuatu supaya kita lebih fokus dan faham .

f)        Membongkok ke hadapan

·       Contohnya, apabila kita tidak memahami sesuatu perkara itu ataupun kurang jelas dengan apa yang hendak disampaikan kita boleh membongkok ke hadapan supaya kita dapat mendengar dengan lebih tepat.

g)       Catit atau rekod

·       Contohnya, kita catit atau rekod perkara yang penting supaya ia mudah untuk kita rujuk kembali.

h)      Ringkaskan dan minta persetujuan

·       Contohnya, jika perkara yang disampaikan terlalu susah untuk difaham kita boleh meringkaskan apa yang disampaikan. Selepas itu, minta persetujuan daripada pihak yang terlibat.